HỌP – CHÌA KHÓA TEAM WORK CHO ĐỘI NGŨ QUẢN LÝ

Một đội ngũ quản lý hoạt động tốt là yếu tố cực kỳ quan trọng cho sự thành công của bất kỳ tổ chức nào. Sự cải tiến sẽ không được tạo ra trừ khi toàn bộ đội ngũ quản lý hiểu rõ vấn đề và cam kết thay đổi.

To-chuc-cuoc-hop

To-chuc-cuoc-hop

Nhưng có một điều đáng buồn rằng hơn một nửa các nhân viên cho rằng các vị quản lý của họ không phối hợp làm việc tốt với nhau. Và hiện nay có rất nhiều tổ chức vướng vào vấn đề này.

Một nghịch lý rằng, các quản lý cấp cao thường không phối hợp tốt khi cùng làm việc với nhau trong các dự án hoặc các nhiệm vụ chung, nhưng lại luôn đòi hỏi các nhân viên của họ phải có tinh thần Team work trong công việc. Và đương nhiên, nhân viên của họ rất không vui về điều đó, thậm chí họ cũng chẳng tôn trọng quản lý của mình. 

Dưới đây là một ví dụ điển hình:

Đây là cuộc họp giao ban hàng tháng của một công ty chuyên sản xuất thiết bị trường học. Cuộc họp này khá quan trọng với sự tham dự của 10 thành viên quản lý cao cấp của các phòng ban chức năng của công ty. Chủ đề của cuộc họp lần này là xem xét và đánh giá kết quả khảo sát sự gắn kết của nhân viên hàng năm.

Sau khi dành ra 60 phút để xem qua các kết quả tổng thể, người điều phối cuộc họp sau đó yêu cầu nhóm nghĩ ra những ý tưởng để giải quyết những vấn đề còn tồn đọng. Nhưng không ai ngoại trừ ông giám đốc lên tiếng. Những người còn lại không có ý kiến bởi vì:

  • Vị trưởng phòng Sản xuất và Kỹ thuật chỉ quan tâm đến kết quả của phòng ban mình, chứ không phải kết quả của toàn công ty
  • Các vị trưởng bộ phận Sales và Marketing thì  mâu thuẫn với nhau và nghĩ rằng tốt nhất là không nên phát biểu ý kiến
  • Người đứng đầu phòng nhân sự thì quá căng thẳng để nói bất kỳ điều gì; và
  • Những người khác thì còn quá mới đối với Công ty và họ chỉ ngồi lắng nghe.

Ngạc nhiên là, giám đốc công ty này đã không thất vọng hay khó chịu bởi việc thiếu ý kiền đóng góp từ đội ngũ của mình. Có vẽ như ông đã quen với điều đó.

 Dưới đây là một vài lý do tại sao đội ngũ những quản lý cấp cao thường không hoạt động tốt:
1. Tinh thần lãnh đạo kém

Người lãnh đạo không biết làm thế nào để tổ chức và điều khiển một cuộc họp cho hiệu quả, không nhận thấy các chức năng hoạt động của đội ngũ quản lý kém thế nào, và do đó có rất ít hành động trong việc cố gắng cải thiện tình hình.

2. Thiển cận

Mau-thuan-noi-bo

Mau-thuan-noi-bo

Các cấp quản lý thường hoạt động theo một suy nghĩ sai lầm rằng họ chỉ là người đại diện cho những chức năng thuộc lĩnh vực của bộ phận mình chứ không phải là lãnh đạo của toàn bộ tổ chức.

3. Sự tham dự không nhất quán

Do vấn đề sắp xếp lịch trình hay vì thiếu sự cam kết, toàn bộ đội ngũ quản lý cấp cao thường xuyên không có mặt, gây khó khăn cho các nhóm khác kết hợp làm việc với nhau.

4. Nỗi sợ bị đáp trả

Những thành viên tham gia buổi họp sợ tự bôi nhọ mình hoặc sợ bị mất thiện cảm của người lãnh đạo.

5. Xung đột tính cách

Một số người chỉ vì không thích người khác và gặp khó khăn trong việc giao tiếp với mọi người.

Vậy, chúng ta cần làm gì để thay đổi tình hình? 

Đây là những cách mà các nhà lãnh đạo có thể dùng để giải quyết vấn đề.

1. Nêu ra vấn đề

Tránh né một vấn đề đang tồn tại sẽ làm cho nó trở nên tồi tệ hơn. Các nhà lãnh đạo cần nói ra vấn đề với đội ngũ của mình một cách rõ ràng. Và quan trọng nhất là phải tự nhận biết trách nhiệm của mình trong những vấn đề đó.

2. Tập trung vào quá trình phân tích vấn đề

Những nhóm tốt sẽ thảo luận về các vấn đề, như nhóm đó đang hoạt động như thế nào, cách những quyết định được thống nhất, và nhóm đó tương tác với nhau ra sao.

3. Quy định trách nhiệm và cơ chế hoạt động của nhóm

  • Phản biện – Các thành viên phải chủ động đề cập đến mặt khác của vấn đề để tất cả các khía cạnh đều được cân nhắc.
  • Giám sát quá trình hoạt động – Mọi người đều phải có trách nhiệm quan sát và có tiếng nói cho những hoạt động của nhóm.
  • Quản lý thời gian – Các thành viên phải tập trung vào các kế hoạch và thời gian hoàn thành cho từng công việc.
  • Cập nhật tiến độ – Tất cả các thành viên đều phải cập nhật tiến độ của từng công việc mà họ đảm trách cho tất cả các thành viên còn lại.

4. Hạn chế sử dụng từ “CHÚNG TA”

Áp dụng một quy tắc đó là từ “chúng ta” chỉ có thể được dùng để chỉ toàn bộ tổ chức, chứ không phải để chỉ ra một bộ phận hay một phạm vi chức năng. Điều này sẽ làm cho mọi người nhận định rằng họ đang núp dưới cái bóng của công ty.

5. Hãy nghĩ đến trách nhiệm của mình

Thay vì tập trung vào những gì người khác sẽ hỗ trợ cho nhóm, hãy khuyến khích sự tập trung vào những gì họ có thể làm để giúp đỡ người khác.

Su-menh-cua-cong-ty

Su-menh-cua-cong-ty

6. Liên tục đề cập đến sứ mệnh của tổ chức

Sứ mệnh nên là câu thần chú được nhắc đến liên tục trong các cuộc họp của đội ngũ quản lý cấp cao. Ở mỗi vấn đề nên đặt ra câu hỏi, “Việc này có thể hỗ trợ để hoàn thành sứ mệnh của chúng ta như thế nào?”

7. Sử dụng người cố vấn

Thuê người cố vấn chuyên nghiệp để làm cho buổi họp được hiệu quả, tốt nhất là một người nào đó bên ngoài của tổ chức mà có thể đưa ra những ý kiến khách quan.

8. Đề bạt

Đội ngũ nhân viên cấp cao thường bao gồm các nhà quản lý hài lòng với bản thân, vì họ là những người luôn được đề bạt. Các tổ chức nên nhìn nhận và đề cử những người làm việc tốt với người khác trong nhóm.

9. Đánh giá cán bộ quản lý cấp cao về hiệu quả hoạt động của họ

Những bảng đánh giá hiệu suất làm việc hàng năm cho từng quản lý cấp cao nên có chỉ số đánh giá việc họ đóng góp ở những buổi họp như thế nào.

10. Kết thúc mỗi cuộc họp bằng cách phản hồi

Kết thúc mỗi cuộc họp với một cuộc thảo luận từ 5-10 phút về những gì đã và không đạt được kết quả tốt, và những gì nên được cải thiện ở cuộc họp tiếp theo.

Chúc bạn xây dựng được một đội ngũ quản lý tuyệt vời cho tổ chức của mình!

Thân ái,

Nguyễn Trung Nguyên

GĐ Cty Tư Vấn Đào Tạo Tung Cánh Việt

Advertisements

One comment on “HỌP – CHÌA KHÓA TEAM WORK CHO ĐỘI NGŨ QUẢN LÝ

  1. Chào anh Nguyễn Trung Nguyên !

    Cảm ơn những chia sẻ của anh. Bất kỳ một tổ chức nào muốn hoạt động tốt cũng cần có rất nhiều yếu tố tác động, từ lãnh đạo đến nhân viên.
    Họp nhóm, họp đội, họp ban tổ chức… để cải thiện, đưa ra ý kiến, thảo luận vấn đề, lên kế hoạch giúp phát triển tốt hơn đội ngũ của mình là một yêu cầu không thể thiếu.
    Nhưng vấn đề bất cập mà tôi cũng rất đồng ý với anh đó là thiếu đi ý kiến của các thành viên trong cuộc họp. Vì nhiều lý do như anh đã chia sẽ.
    Hy vọng qua những chia sẻ của anh, đội ngũ của mỗi công ty, tổ chức của chúng ta sẽ được cải thiện, hoạt động thật tốt.

    Cảm ơn những chia sẻ của anh. Chúc anh sức khỏe và thành công.

    Nguyễn Công Quang – Công ty Cây Xanh Gia Nguyễn
    Web : http://cayxanhgianguyen.com/

Trả lời

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Đăng xuất /  Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Đăng xuất /  Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Đăng xuất /  Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Đăng xuất /  Thay đổi )

w

Connecting to %s