LÀM GÌ BÀI TOÁN CẮT GIẢM CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP?

Bài toán cắt giảm chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hiện nay là nhiệm vụ cấp thiết và quan trọng hàng đầu liên quan đến việc sống còn của các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp thuộc khối tư nhân.

Cat-giam-chi-phi

Về lý thuyết, giá của sản phẩm được cấu thành từ chi phí sản xuất cộng với tỉ suất lợi nhuận của công ty. Trong khi bối cảnh kinh tế hiên nay, tất cả các chi phí đầu vào đều tăng với tốc độ chóng mặt. Nhưng nếu các doanh nghiệp tăng giá bán sản phẩm liên tục theo đà tăng của các chi phí đó, đến một lúc nào đó yếu tố giá sẽ phá vỡ nhu cầu của khách hàng. Rất ít doanh nghiệp hiện nay ý thức được hậu quả khôn lường đó.

Chỉ có một con đường duy nhất là các doanh nghiệp bằng mọi giá phải cắt giảm tối đa chi phí đầu vào của mình mới mong có thể tồn tại và phát triển vững bền.

ÁP DỤNG CẢI TIẾN LIÊN TỤC ĐỂ CẮT GIẢM CHI PHÍ ĐẦU VÀO

Tiếp theo nội dung của bài trước, tôi xin giới thiệu đến các bạn một giải pháp chiến lược, mang tính tổng thể và bền vững để cắt giảm chi phí của doanh nghiệp. Đó là ÁP DỤNG CẢI TIẾN LIÊN TỤC vào tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh từ Xưởng sản xuất cho đến Văn phòng điều hành, từ Khối sản xuất trực tiếp cho đến gián tiếp, từ các hoạt động đối nội cho đến các hoạt động đối ngoại của doanh nghiệp.

Cai-tien-lien-tuc

Vậy CẢI TIẾN là gì?

Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp trong nước vẫn chưa hiểu rõ về thuật ngữ này. Khi nói đến CẢI TIẾN là họ nghĩ ngay đến việc thay đổi công nghệ, thay đổi máy móc thiết bị để cải tạo năng lực sản xuất. Và những việc này thường tiêu tốn rất nhiều tiền của, mà quy mô cũng như vốn hay tiềm lực tài chính của doanh nghiệp lại hạn chế. Thế là họ gạt phắc đi suy nghĩ phải cải tiến, chấp nhận những hạn chế về chi phí cao cũng như năng lực cạnh tranh kém.

Thực tế, CẢI TIẾN chỉ đơn giản là làm cho mọi thứ TỐT HƠN HIỆN TẠI chủ yếu là dựa trên những nguồn lực sẵn có. Và CẢI TIẾN thường được tách thành hai mảng: Cải Tiến Hệ Thống Quản Lý (IM) và Cải Tiến Thiết Bị Công Nghệ (IE).

GIỚI THIỆU VỀ LEAN MANUFACTURING

Là  một phương pháp quản lý sản xuất hiện đại và đang  ngày càng áp dụng  rộng rãi trên khắp thế giới, nhằm loại bỏ lãng phí và những bất hợp lý trong qui trình vận hành sản xuất kinh doanh, để có chi phí thấp hơn và tính cạnh tranh cao hơn cho nhà sản xuất.

Khái niệm Lean Production bắt nguồn từ hệ thống sản xuất Toyota( TPS) và dần triển khai xuyên suốt các hoạt động của Toyota từ những năm 1950. Từ trước những năm 1980, Toyota ngày càng được biết đến nhiều hơn về tính hiệu quả trong việc triển khai hệ thống sản xuất Just In Time( JIT)

Lich-su-ra-doi-cua-Lean-Production

NHỮNG LỢI ÍCH LEAN MANUFACTURING MANG LẠI

Một cách hiểu khác về Lean Manufacturing đó là việc nhắm đến mục tiêu: với cùng một mức sản lượng đầu ra nhưng có lượng đầu vào thấp hơn – ít thời gian hơn, ít mặt bằng hơn, ít nhân công hơn, ít máy móc hơn, ít tiêu hao vật liệu hơn và ít chi phí hơn.

Hầu hết các lợi ích trên đều dẫn đến việc giảm giá thành sản xuất – ví dụ như, việc sử dụng thiết bị và mặt bằng hiệu quả hơn dẫn đến chi phí khấu hao trên đơn vị sản phẩm sẽ thấp hơn, sử dụng lao động hiệu quả hơn sẽ dẫn đến chi phí nhân công cho mỗi đơn vị sản phẩm thấp hơn và mức phế phẩm thấp hơn sẽ làm giảm giá vốn hàng bán.

Loi-ich-cua-Lean

TRIỂN KHAI ÁP DỤNG LEAN MANUFACTURING VÀO DOANH NGHIỆP

Về cơ bản chúng ta đã thấy được những ưu điểm và lợi ích mà Lean mang lại. Tuy nhiên, việc áp dụng Lean không thể làm một cách tùy tiện, máy móc được. Nó đòi hỏi chúng ta phải có một sự chuẩn bị cơ bản cũng như sự sẵn sàng về mặt chủ trương và chính sách của doanh nghiệp.

Đòi hỏi sự cam kết tham gia của lãnh đạo cấp cao:

Vai-tro-cua-lanh-dao

Cũng như bất kỳ dự án quan trọng nào khác về cải tiến qui trình, sự cam kết và hỗ trợ của cấp lãnh đạo cao nhất là yếu tố quyết định đến khả năng thành công của việc triển khai và áp dụng Lean Production. Trong quá trình áp dụng và triển khai hệ thống Lean Production chắc chắn sẽ phát sinh nhiều vấn đề khó khăn và đôi khi một số khó khăn này chỉ có thể được giải quyết khi có sự hỗ trợ và sự toàn tâm của lãnh đạo.

Bắt đầu từ việc triển khai Lean Production từng phần

Để đạt hiệu quả cao trong quá trình triển khai Lean Production một số công ty bước đầu chỉ triển khai từng phần của Lean Production, chọn một phân xưởng hoặc một chuyền mẫu để triển khai và dần tiến tới triển khai toàn diện hơn.

LEAN VÀ CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁC

Không ngẫu nhiên mà Lean Manufacturing được xem là hệ thống quản lý hiệu quả nhất mà con người đã từng tạo nên. Bởi vì ngoài việc bản thân Lean hoàn toàn có khả năng vận hành độc lập và có thể áp dụng vào từng phân vùng hay bộ phận hoặc nhánh nhỏ trong một chuổi các quy trình phức tạp của doanh nghiệp. Lean còn có khả năng kết hợp với các hệ thống quản lý khác để đạt được hiệu quả tối ưu.

He-thong-san-xuat-Toyota

1. Hệ thống sản xuất của Toyota

Mặc dầu được phát triển từ hệ thống sản xuất Toyota( TPS), Lean Production đã được nhiều công ty đón nhận và vì thế đã được mở rộng phạm vi hơn so với TPS. TPS có thể được xem là cách triển khai Lean thuần túy cho một công ty cụ thể. Trong hệ thống TPS, các chủ đề chính được nhấn mạnh bao gồm:

–    Chuẩn hóa qui trình vận hành

–    Bàn giao trực tiếp giữa các công đoạn

–    Dòng sản phẩm

–   Cải tiến qui trình được đảm trách bởi công nhân.

CÁC CÔNG CỤ VÀ PHƯƠNG PHÁP CỦA LEAN (phần 1)

Cong-cu-cua-Lean

Điểm mạnh chủ yếu của Lean Manufacturing là nó không chỉ bao gồm những khái niệm và triết lý quản lý, mà nó là một loạt các phương pháp thực hành quản lý tốt và công cụ làm việc hiệu quả nhằm cho phép các khái niệm và triết lý đó phải được thực hiện trong khu vực vận hành.

Nó bao gồm 14 công cụ và phương pháp mà tôi sẽ trình bày một cách ngắn gọn trong bài viết này.

1. Value Stream Mapping (VSM) – Sơ đồ chuỗi giá trị

VSM là một phương pháp trực quan mô tả quy trình vận hành về mặt vật chất của dòng lưu chuyển nguyên vật liệu và cái cách mà những giá trị cung cấp cho khách hàng được tạo ra. VSM chỉ ra những công đoạn chính của quy trình vận hành , bên cạnh những dữ liệu liên quan đến dòng nguyên vật liệu, chất lượng, thời gian đáp ứng đơn hàng và nhịp sản xuất. Bao gồm cả một sơ đồ biểu thị sự lưu chuyển của dòng thông tin, và cái cách mà nó được quản lý, kiểm soát hoặc sự tác động của dòng thông tin lên dòng nguyên vật liệu.

HỌP – CHÌA KHÓA TEAM WORK CHO ĐỘI NGŨ QUẢN LÝ

Một đội ngũ quản lý hoạt động tốt là yếu tố cực kỳ quan trọng cho sự thành công của bất kỳ tổ chức nào. Sự cải tiến sẽ không được tạo ra trừ khi toàn bộ đội ngũ quản lý hiểu rõ vấn đề và cam kết thay đổi.

To-chuc-cuoc-hop

Nhưng có một điều đáng buồn rằng hơn một nửa các nhân viên cho rằng các vị quản lý của họ không phối hợp làm việc tốt với nhau. Và hiện nay có rất nhiều tổ chức vướng vào vấn đề này.

Một nghịch lý rằng, các quản lý cấp cao thường không phối hợp tốt khi cùng làm việc với nhau trong các dự án hoặc các nhiệm vụ chung, nhưng lại luôn đòi hỏi các nhân viên của họ phải có tinh thần Team work trong công việc. Và đương nhiên, nhân viên của họ rất không vui về điều đó, thậm chí họ cũng chẳng tôn trọng quản lý của mình. 

SELF LEADERSHIP – CHÌA KHÓA ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC

Quan-ly-thoi-gian

Bạn luôn thấy bận rộn và không có thời gian nghỉ ngơi, thế nhưng bạn vẫn không thể hoàn thành hết tất cả các công việc. Ngày làm việc của bạn kết thúc và bạn tự nhủ rằng nếu như bạn có thêm một vài giờ nữa, bạn có thể sẽ hoàn thành nốt những công việc còn ứ đọng trong chiều nay. Đương nhiên điều này là không thể!

Theo một số nghiên cứu thì thời gian làm việc của các doanh nhân thành công và các quản lý cao cấp của các tập đoàn lớn được bố trí theo tỉ lệ 45% dành cho khách hàng và cấp trên; 25% dành cho nhân viên; 20% dành cho đối tác; 10% còn lại là dành cho bản thân. Tính ra thì mỗi ngày họ chỉ có 45 ~ 60 phút dành cho công việc của bản thân.

PHÁ BỎ RÀO CẢN GIAO TIẾP TRONG CÔNG TY

Ky-nang-giao-tiep

Giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên trong công ty sẽ giúp “cuộc sống” công sở của nhân viên của bạn thoải mái và suôn sẻ hơn. Tuy nhiên, để thực hiện được điều này, bạn cần phá vỡ một số rào cản trong đối thoại khi làm việc hằng ngày trong công ty bạn.

Và đây là 3 rào cản thường gặp nhất:

 1. Thiếu niềm tin và tôn trọng lẫn nhau

Một số công ty có những người lãnh đạo cấp cao chuyên quyền và bảo thủ, coi nhân viên như người giúp việc của mình và không cần phải lắng nghe họ. Ngoài ra, có một số phòng ban trong công ty không quan tâm hoặc hiểu biết rất ít tới những phòng ban khác, thậm chí còn coi nhóm mình là nhất và xem thường các nhóm khác.

Ở một số công ty khác, nhân viên lại không tin tưởng hoặc nghi ngờ vào ban lãnh đạo vì rất nhiều lý do khác nhau. Một số công ty lại phản ánh tất cả những tình huống trên.

Tất cả những trường hợp trên đều dẫn tới sự hiểu lầm, thiếu ăn ý và hiệu quả trong giao tiếp giữa sếp với nhân viên, nhân viên với sếp và nhân viên với nhân viên. Rốt cuộc, hiệu quả làm việc ở những tổ chức như vậy sẽ không cao.

10 LÝ DO BẠN KHÔNG NÊN LÀM VIỆC NHÓM – TEAM WORK

Các công ty ngày nay thường khuyến khích nhân viên làm việc theo nhóm để hoàn thành công việc một cách hoàn hảo nhất. Tuy nhiên, bạn không nên làm việc trong bất kỳ một tập thể nào nếu như bạn có những tính cách sau đây:

Lam-viec-nhom

1. Bạn luôn tập trung vào mục tiêu cá nhân của mình

Dù mỗi người trong nhóm có năng lực và kỹ năng riêng nhưng phải đảm bảo tất cả mọi người đều có cùng hướng đi, đó là đạt được mục tiêu chung. Chỉ cần 1 người trệch khỏi hướng đi chung đó, nhóm khó có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất.

07 LÝ DO BẠN KHÔNG NÊN THAM DỰ TIỆC CÔNG SỞ

Cuối năm các công ty thường tổ chức các bữa tiệc gặp mặt, tổng kết,.. Đây là dịp để bạn hiểu rõ và hoà đồng hơn với đồng nghiệp. Tuy nhiên, bạn không nên tham gia những bữa tiệc này nếu bạn có những thói quen hoặc tính cách sau đây: 

Tiệc-công-sở

1. Bạn là một bợm nhậu và một khi đã uống thì phải “uống cho tới”

Rượu có thể khiến bạn hưng phấn hơn, nhưng cũng có thể khiến bạn có những hành động không thể kiểm soát. Vì vậy, ngay cả khi bạn nghĩ rằng “đô rượu” của mình khá tốt thì tại các bữa tiệc bạn cũng nên “tiết chế”, uống ở mức độ vừa phải.

Đừng bao giờ để bộ mặt đỏ bừng hay người sực nức mùi rượu nơi công sở dù ở trong bất cứ hoàn cảnh nào.